Il termine multitask deriva dall’informatica e indica l’esecuzione da parte di un processore di più operazioni simultanee. Per estensione, oggi l’aggettivo multitasking si utilizza per definire una persona efficiente, che riesce a gestire contemporaneamente diversi compiti o progetti.
Ormai la maggior parte delle persone si compiace nel definirsi multitasking, ma il cervello umano è realmente multitasking? La risposta, data dagli studi sulle neuroscienze è no. La pressione a eseguire più compiti velocemente, secondo un articolo pubblicato su Harvard Business Review, conduce il lavoratore a un deficit di attenzione, la tendenza a essere sempre meno attento nel tentativo di gestire una quantità eccessiva di input.
In realtà la contemporaneità è, anche per i computer, solo apparente. Anche i computer hanno infatti la necessità di dedicarsi ad una cosa per volta, seppure per una frazione di tempo estremamente breve, passando dal processo A al processo B in continuazione.
Per l’uomo però aprire e chiudere la stessa attività più volte nel tentativo di affrontare più argomenti molto velocemente, porta inevitabilmente a peggiorare le prestazioni, poiché perdiamo l’organizzazione dei dati e la capacità di distinguere le informazioni importanti da quelle irrilevanti. Portare avanti diversi compiti contemporaneamente fa sì che a ciascuno di essi venga prestata minor attenzione, con il rischio maggiore di incorrere in errori. Gli effetti sono:
- pensiero in bianco o nero, da cui spariscono le gradazioni intermedie;
- difficoltà a organizzarsi, stabilire le priorità e gestire il tempo;
- l’esperienza di un lieve, ma costante senso di colpa.
Senza attenzione non c’è memoria: se non facciamo attenzione a dove posiamo le chiavi della macchina, poi non ci ricordiamo dove le abbiamo messe.
Come spiega Russel Poldrack, psicologo e ricercatore della UCLA «La cosa migliore da fare per migliorare la memoria è prestare attenzione a ciò che si desidera ricordare. Le attività che richiedono più attenzione, come l’apprendimento della matematica o la lettura di Shakespeare, sono quelle più danneggiate dagli effetti del multitasking».
Qual’è allora la chiave per raggiungere l’efficienza? Cosa possiamo fare concretamente, se non vogliamo, o possiamo, fare a meno di gestire tutti gli impegni pianificati?
Allenare l’attenzione è utile per imparare a gestire l’ambiente, invece di avere la sensazione che sia l’ambiente a gestire noi. Se si incrementa il benessere del lavoratore, se ne migliora anche la capacità di lavorare in modo efficace e sostenibile: l’energia che spesso va sprecata nello stress può essere conservata e impiegata per qualcosa di più utile.
Di seguito sette consigli pratici per organizzare il lavoro preservando il tuo benessere:
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Concentrati su un’attività per volta
Dedica tutta la tua attenzione ad un singolo compito, evitando distrazioni (messaggi, email, telefonate…)
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Prenditi un minuto, dopo aver portato a termine un compito, prima di passare al successivo
Allena la consapevolezza di ciò che stai facendo. Questo ti dà anche la possibilità di renderti conto se hai fatto un errore, e ti dà la possibilità di correggerlo per tempo.
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Organizza il tuo tempo per priorità
Crea una tabella di marcia e seguila. Tieni presente che più tempo hai per un’attività, più sei portato a sprecarlo.
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Scomponi i compiti maggiori in unità più piccole
In questo modo potrai misurare ogni singolo componente più facilmente gestibile. Sai come si mangia un elefante? Un boccone alla volta!
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Tieni sgombra una parte del tuo spazio di lavoro
Una maggiore organizzazione nell’ambiente intorno a te aiuta l’organizzazione mentale.
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Assicurati una parte della giornata libera da impegni e dal controllo della posta elettronica
Impara a trovare un equilibrio tra ciò che “devi” fare e ciò che ti piace fare.
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Una macchina efficiente ha necessità di cure costanti
Abbi cura di dormire a sufficienza, segui una buona alimentazione e fai un po’ di esercizio fisico: non a caso gli antichi dicevano: mens sana in corpore sano.